系統(tǒng)是直銷人運(yùn)作市場最強(qiáng)大的后援力量，盡管直銷崇尚自主創(chuàng)業(yè)、自我管理，但同時(shí)也強(qiáng)調(diào)復(fù)制，能否正確復(fù)制并且復(fù)制到位，這就關(guān)系到系統(tǒng)當(dāng)中的檔案管理。整理、記錄、更新資料雖然算不上高難度作業(yè)，但關(guān)乎業(yè)務(wù)開展的條理性和市場運(yùn)作的效率。正如家庭主婦承擔(dān)的作用，柴米油鹽醬醋茶，在瑣碎的細(xì)節(jié)中構(gòu)筑起一個(gè)溫暖的家。自“圓桌論壇”欄目開設(shè)以來，本期的嘉賓陣容構(gòu)成實(shí)為不易，5 位不同職位、不同地域、采用不同運(yùn)作方式的直銷系統(tǒng)領(lǐng)袖，根據(jù)自己的切身經(jīng)歷，為正在摸索和前進(jìn)當(dāng)中的直銷人提供借鑒。

本次策劃特邀嘉賓：李巖松

　　李巖松，東升偉業(yè)華星系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)人，世界直銷（亞太）研究中心專家委員會(huì)專家。跟隨中國直銷行業(yè)的發(fā)展而成長，有豐富的市場運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)和直銷管理經(jīng)驗(yàn)。2012 年榮獲“風(fēng)云2012 亞太地區(qū)最具影響力品牌直銷領(lǐng)袖”，其帶領(lǐng)的系統(tǒng)被評為“風(fēng)云2012 最具影響力品牌直銷系統(tǒng)”，市場業(yè)績令業(yè)界稱贊。

本次策劃特邀嘉賓：張海林

　　張海林，國家一級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師，2001 年從事職業(yè)培訓(xùn)工作，先后研習(xí)管理學(xué)、市場學(xué)、營銷學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公共關(guān)系、商務(wù)談判、市場營銷策劃、網(wǎng)絡(luò)營銷、目標(biāo)學(xué)研究、系統(tǒng)運(yùn)作、團(tuán)隊(duì)激勵(lì)和潛能訓(xùn)練等培訓(xùn)課程。2010 年8 月創(chuàng)立隆力奇海峰國際系統(tǒng)并任執(zhí)行總裁。

本次策劃特邀嘉賓：黃遵林

　　黃遵林，眾智國際系統(tǒng)創(chuàng)始人，中國直銷界系統(tǒng)策劃與管理大師，擁有十余年的直銷實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，六年的職業(yè)培訓(xùn)師經(jīng)歷，曾擔(dān)任多家知名直銷公司教育總裁。正統(tǒng)的系統(tǒng)運(yùn)作概念，一流的系統(tǒng)管理方案，快速的人才培養(yǎng)流程，讓他成為中國直銷界不可或缺的卓越系統(tǒng)領(lǐng)袖。

本次策劃特邀嘉賓：譚權(quán)勇

　　譚權(quán)勇，隆力奇星級(jí)董事，國家恢復(fù)高考后首批財(cái)經(jīng)大學(xué)的高材生，天津市榜上有名的證券分析師，財(cái)經(jīng)專欄撰稿人。1998 年接觸直銷，2009 年走進(jìn)隆力奇，創(chuàng)辦的空降部隊(duì)系統(tǒng)創(chuàng)造了中國直銷三個(gè)第一：中國第一個(gè)采用網(wǎng)絡(luò)地面結(jié)合運(yùn)作的直銷系統(tǒng)；中國第一個(gè)在網(wǎng)上以真名實(shí)姓運(yùn)作的直銷系統(tǒng)；中國第一個(gè)利用微信公眾平臺(tái)展業(yè)的直銷系統(tǒng)。

　　特邀嘉賓Lusy ：從1990 年雅芳進(jìn)入中國開始，她就對新營銷產(chǎn)生濃厚的興趣并開始從業(yè)。1995 年開始服務(wù)于某中國著名的民族企業(yè)，2006 年又與世界著名的系統(tǒng)建造專家、公T 司國外市場的教育培訓(xùn)大師及開拓者之一的陳湛先生一同打造了中國著名的優(yōu)秀系統(tǒng)。

　　主持人：系統(tǒng)管理中建立檔案的重要性？

　　Lusy ：建立一個(gè)系統(tǒng)猶如組建一個(gè)家庭，因此，在這個(gè)從無到有、從想象變現(xiàn)實(shí)的過程中，檔案建立是一個(gè)必須的首要環(huán)節(jié)，就像一個(gè)人出生后一定要上戶口一樣重要，關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)成員（家族）的命運(yùn)！

　　張海林：隨著系統(tǒng)不斷向前發(fā)展，系統(tǒng)建立初期的政策、人員組成、市場拓展等內(nèi)容與現(xiàn)階段的系統(tǒng)情況有很大差別，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)人和系統(tǒng)成員可以從檔案上看到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的成長過程，經(jīng)過對比總結(jié)，會(huì)在今后的發(fā)展中少走很多彎路。對于系統(tǒng)成員而言，整理出來的課件、文檔VCD 等資料可以讓他們快速成長。

　　黃遵林：讓所有的系統(tǒng)成員能夠看到自己成長的過程和系統(tǒng)不斷壯大的過程，增加系統(tǒng)成員的自信心，激勵(lì)系統(tǒng)成員的斗志，增強(qiáng)系統(tǒng)的凝聚力。

　　李巖松：檔案是輔助經(jīng)銷商開拓市場、回顧發(fā)展經(jīng)歷、總結(jié)進(jìn)步、宣傳擴(kuò)大影響的重要資料。

　　譚權(quán)勇：建立檔案的目的是計(jì)劃安排工作，是制定目標(biāo)。作為系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)人，必須要有每個(gè)時(shí)段的總體規(guī)劃和各種活動(dòng)安排，有了目標(biāo)與計(jì)劃才能保證整個(gè)系統(tǒng)工作有條不紊地進(jìn)行。

　　主持人：系統(tǒng)中，一般由哪些人建立和管理檔案？

　　黃遵林：以我的經(jīng)驗(yàn)來看，系統(tǒng)中會(huì)安排專人管理檔案，這一兩個(gè)人必須熟悉電腦常用軟件，有比較專業(yè)的攝像和照相水平，同時(shí)文筆較好。他們一方面負(fù)責(zé)建立和管理系統(tǒng)檔案，另一方面維護(hù)、編輯系統(tǒng)網(wǎng)站，以便于資料隨時(shí)傳到網(wǎng)站上保存和傳播。

　　張海林：我們曾經(jīng)專門招募辦公管理人員，但他們沒有團(tuán)隊(duì)運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，不涉足團(tuán)隊(duì)又沒辦法制作出與系統(tǒng)發(fā)展相契合的資料。后期經(jīng)過調(diào)整，我們對于涉及系統(tǒng)運(yùn)作層面的檔案，大部分由系統(tǒng)骨干建立和保存；涉及培訓(xùn)的檔案，系統(tǒng)當(dāng)中的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人基本都有保存，辦公人員在這一時(shí)期主要起到的作用是存檔。細(xì)化到團(tuán)隊(duì)成員，如講師、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人、團(tuán)隊(duì)骨干等，他們都會(huì)根據(jù)自己的工作需求在系統(tǒng)的大方向上建立屬于自己工作范疇的檔案。

　　李巖松：系統(tǒng)網(wǎng)站可以稱之為我們最大的“檔案庫”。在系統(tǒng)管理委員會(huì)中，我們有專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，他是多年跟隨我、熟知系統(tǒng)風(fēng)格和理念的老朋友，由他負(fù)責(zé)攝像、拍照、資料整理、網(wǎng)站內(nèi)容更新等細(xì)節(jié)事務(wù)。

　　Lusy ：初級(jí)階段，管理每個(gè)成員必須親力親為，產(chǎn)生精英小組后由小組長管理。但是各組的檔案，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)人一定要有總的存檔和備份，由助理來管理保存。

　　譚權(quán)勇：系統(tǒng)的核心成員是檔案的建立者和執(zhí)行者，大家共同商討，分工合作。每一次具體的活動(dòng)都會(huì)由指定人員負(fù)責(zé)。

　　主持人: 系統(tǒng)檔案中主要包括哪些內(nèi)容，具體體現(xiàn)形式是怎樣的？

　　李巖松：系統(tǒng)當(dāng)中建立的檔案不像公司中大多以紙質(zhì)文件的形式出現(xiàn)。系統(tǒng)當(dāng)中的更多東西是以實(shí)戰(zhàn)成績來體現(xiàn)的，因此，但凡對系統(tǒng)發(fā)展有幫助的資料，我們都會(huì)用照片或聲像記錄，放在網(wǎng)上或者硬盤當(dāng)中儲(chǔ)存，文字很難給人直觀的感受，圖片和聲像資料對市場的沖擊力會(huì)更強(qiáng)。我們專門制作了一個(gè)精選的資料光盤，里面的素材是從歷屆大型會(huì)議當(dāng)中精心挑選出來的照片和視頻，根據(jù)腳本進(jìn)行編輯，并邀請專業(yè)播音員進(jìn)行配音。

　　黃遵林：我的系統(tǒng)檔案當(dāng)中主要有以下內(nèi)容：系統(tǒng)核心成員的名單（比如策略委員會(huì)名單、發(fā)展委員會(huì)名單、新增系統(tǒng)人員名單等）；每次大型活動(dòng)的重要通知、邀請函等；每次會(huì)議的照片、動(dòng)感影集、視頻等。檔案里還要收集一些系統(tǒng)包裝的各種媒體宣傳資料以及各領(lǐng)導(dǎo)人所獲得的一些獎(jiǎng)項(xiàng)、證書等。

　　張海林：從形式上來看，一般有文字、照片和聲像資料。文字資料這一方面，我們會(huì)把每一次招商會(huì)需要印刷的資料、促銷政策、課件、流程等做成電子檔保存在電腦中。照片包括招商、培訓(xùn)、管理、慶典、表彰、促銷、聯(lián)歡、研討、交流、旅游等。聲像資料包括大型活的VCD、會(huì)議音樂、產(chǎn)品介紹視頻、公司宣傳視頻等。

　　Lusy ：具體到個(gè)人，需要記錄在案的內(nèi)容包括與你的生意成長相關(guān)的工具的購置與保管記錄（書、影音資料、演示工具、電腦、硬盤、紙筆、服裝等），如何時(shí)購置、何時(shí)讀完、是否借出等每次活動(dòng)的支出統(tǒng)計(jì)（收費(fèi)項(xiàng)目的來源與支出要清晰并且透明、公開）等。

　　譚權(quán)勇：系統(tǒng)檔案多以文字和圖表的形式，而且標(biāo)注有明確的時(shí)間。

　　主持人：系統(tǒng)管理中，會(huì)議管理占到絕大部分比例，會(huì)議需要保存的資料有哪些？

　　李巖松：我們在任何重要活動(dòng)或會(huì)議當(dāng)中，都會(huì)安排專人收集照片和音像資料。一場會(huì)議，包括會(huì)前的準(zhǔn)備工作，會(huì)議中的流程、資料收集以及會(huì)后總結(jié)。會(huì)前就要把一場會(huì)議需要達(dá)到的效果提前預(yù)估，如何鋪墊，如何開展，以便讓大家目標(biāo)明確。特別是大型表彰會(huì)議，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都是絕對真實(shí)的，如果能將這些資料存檔，經(jīng)銷商看后，一方面受到鼓勵(lì)，另一方面也會(huì)成為開拓市場的動(dòng)力，因此就需要及時(shí)保存會(huì)議資料，以便后期經(jīng)銷商復(fù)制。一般的會(huì)后，不見得會(huì)將經(jīng)驗(yàn)總結(jié)記錄在案，一方面是時(shí)間不允許，另一方面還是需要實(shí)際效果來驗(yàn)證的。

　　大型培訓(xùn)一定會(huì)錄制光盤，內(nèi)容包括方法、震撼性的花絮和場面、產(chǎn)品和課程、公司政策等，這些必要的東西全部錄下來后進(jìn)行分類歸檔，此外公司領(lǐng)導(dǎo)的講話、系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)人的培訓(xùn)、系統(tǒng)骨干的培訓(xùn)等經(jīng)典課程都要有所收錄，從而方便團(tuán)隊(duì)中的經(jīng)銷商學(xué)習(xí)和借鑒。此外，培訓(xùn)照片也會(huì)及時(shí)整理，發(fā)布到系統(tǒng)網(wǎng)站上。

　　張海林：按照類型可以分為培訓(xùn)、公司的產(chǎn)品課件、招商會(huì)錦囊、PPT 資料、會(huì)議音樂、骨干會(huì)議的培訓(xùn)等。按時(shí)間進(jìn)行分類歸檔，每隔一年，再將檔案重新歸納整理，將一些同性質(zhì)的、重要的東西收集在一個(gè)文件夾中，并且根據(jù)實(shí)際情況的變化，對內(nèi)容進(jìn)行重新編輯和調(diào)整。

　　主持人：以上各位老師談到了會(huì)議、活動(dòng)的檔案管理。“人”是系統(tǒng)的中堅(jiān)力量，他們的發(fā)展情況和動(dòng)向至關(guān)重要，如何做到層級(jí)分明？

　　Lusy ：我談?wù)勛约涸谶@一方面的心得。我將每個(gè)人的檔案按照基本資料、成長階段、成熟階段進(jìn)行劃分。基本資料包括姓名、年齡、性別、出生年月、學(xué)歷、工作簡歷、簽約時(shí)間等。個(gè)人成長階段需要記錄參加系統(tǒng)活動(dòng)、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及內(nèi)容，開始使用產(chǎn)品的時(shí)間、種類、效果反饋，公眾分享的時(shí)間、地點(diǎn)及內(nèi)容，讀書筆記及學(xué)習(xí)心得記錄，零售記錄，個(gè)人收入及支出記錄等。

　　小組成熟階段，則需要對自己的近族成員和體系精英成員進(jìn)行管理：

　　對于近族成員管理，內(nèi)容包括每個(gè)新成員的上述基本資料的整理和管理，每一個(gè)精英運(yùn)作小組（5 人運(yùn)作小組）的成立時(shí)間、地點(diǎn)、人員名稱，每周2 小時(shí)的精英運(yùn)作小組的會(huì)議地點(diǎn)以及會(huì)議內(nèi)容記錄，每月精英小組成員向你做咨詢的咨詢圖及咨詢問題的存檔，每個(gè)精英小組組長的成長指標(biāo)記錄，如完成當(dāng)月計(jì)劃指標(biāo)、晉升、褒獎(jiǎng)等。

　　對于體系精英成員的管理，內(nèi)容包括當(dāng)?shù)鼐�英每月褒�?jiǎng)會(huì)議記錄，各地精英小組運(yùn)作情況每月統(tǒng)計(jì)記錄（產(chǎn)生小組數(shù)量、小組會(huì)議每周是否如期、每周計(jì)劃完成情況等），每月各地零售及體系銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)等。

　　張海林：Lusy 老師談到的內(nèi)容非常細(xì)致，涉及到了系統(tǒng)中的普通經(jīng)銷商和骨干，但同時(shí)還有一批人群是單純消費(fèi)的客戶。客戶檔案基本是依照公司的電子檔案管理。每家公司的操作又不相同，舉例來說，有的公司會(huì)將每一個(gè)會(huì)員建立在每一個(gè)服務(wù)中心里面，一個(gè)系統(tǒng)下面可能會(huì)有一個(gè)服務(wù)中心，這個(gè)服務(wù)中心隸屬于公司，對系統(tǒng)本身而言只起到服務(wù)自己團(tuán)隊(duì)的作用。

　　李巖松：系統(tǒng)面對的對象有純消費(fèi)者、普通經(jīng)銷商、骨干，人數(shù)眾多，不可能一一建立檔案，這就需要分配到系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)下的各個(gè)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中。但前提是系統(tǒng)要對如何建立檔案進(jìn)行系統(tǒng)說明，傳達(dá)到團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人再逐層向下傳達(dá)。整個(gè)系統(tǒng)要做的工作就是針對高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)人和核心的把控，使其做到思想與系統(tǒng)同頻率。

　　主持人：建立檔案的過程中應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？

　　張海林：檔案中有很內(nèi)容是工具流，我們在以往制作工具流的時(shí)候，廣告和實(shí)際運(yùn)用資料的比例基本是3:7或者2:8。廣告的資料如果超出這個(gè)比列，就會(huì)讓系統(tǒng)偏離中心。

　　李巖松：任何措施的目的都是為了讓系統(tǒng)更完善，運(yùn)轉(zhuǎn)更高效。直銷系統(tǒng)中的檔案是時(shí)刻服務(wù)于市場開拓的，不是領(lǐng)導(dǎo)檢查之類的形而上的東西。檔案的效果是通過業(yè)績來驗(yàn)證的。

　　張海林：對，一定要從“需求”出發(fā)建立檔案，在我單純做系統(tǒng)教育和培訓(xùn)的階段，可能建立的檔案更多是以企業(yè)為主。當(dāng)自己創(chuàng)立系統(tǒng)以后，一心希望帶領(lǐng)系統(tǒng)創(chuàng)造出好的業(yè)績，那么此時(shí)圍繞這個(gè)需求點(diǎn)就會(huì)建立一系列的檔案。檔案不是三兩天建立起來的，它是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，很多速成的東西一般不實(shí)用。“拿來主義”只能擺樣子，在“拿來”的基礎(chǔ)上整理、修改并應(yīng)用到實(shí)際才是屬于自己的東西。

　　譚權(quán)勇：系統(tǒng)檔案設(shè)立后，還需根據(jù)公司的活動(dòng)和行業(yè)性會(huì)議等隨時(shí)做調(diào)整。

　　黃遵林：檔案管理沒必要復(fù)雜化。總之，系統(tǒng)管理不能太復(fù)雜。我在運(yùn)作系統(tǒng)的時(shí)候，制作了系統(tǒng)核心成員名單表，以及每月的行程表、日計(jì)劃表等。主要目的是層層檢查系統(tǒng)成員的基本功和工作量，這些也可以存檔。

　　Lusy：檔案建立要自然還要科學(xué)，也就是說既要尊重人性又能對每個(gè)成員快速成長起到推波助瀾的作用，從而使整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的工作有章可循，做到科學(xué)管理。需要注意的是，新的市場要及時(shí)快速地復(fù)制正確的檔案管理方法，這是你的系統(tǒng)管理中的體系門戶建立，絕對是重中之重，不可輕視，否則你所有的努力和付出都會(huì)功虧一簣。

　　主持人：正如五位老師的經(jīng)驗(yàn)之談，眾多入行多年的直銷人也頗多感慨：團(tuán)隊(duì)已經(jīng)成為自己的第二個(gè)家。檔案當(dāng)中記錄的不僅是系統(tǒng)的嬗變，更是眾多伙伴一路相隨、奮力開拓的縮影，留一份檔案，存一份心路，讓回憶不遺憾。